14-05-07

ZOOMIT: integratie van financiële documenten in internetbankieren

Onderstaande tekst werd geschreven voor het tijdschrift Financieel Forum – Bank en Financiewezen, in opdracht van Isabel.

 

ZOOMIT: integratie van financiële documenten in internetbankieren

Door Christian Luyten, projectverantwoordelijke ISABEL

 

Met de integratie van financiële documenten zoals facturen, loonbriefjes, kwitanties, verzekeringsdocumenten… in de bestaande internetbankingapplicaties, mikt de Isabel-toepassing ZOOMIT zowel op een groter gebruiksgemak voor consumenten als op een vermindering van de kosten en een kortere betalingstermijn ten gunste van bedrijven. Bovendien is ZOOMIT compatibel met de  nieuwe SEPA-standaarden, een factor die zal bijdragen tot een vlotte overgang naar de nieuwe SEPA-standaarden.

 

Een veelgebruikt platform dat algemeen vertrouwen geniet

 

Elektronisch bankieren is vandaag vrijwel volledig ingeburgerd in de bedrijfswereld, terwijl ook de meeste consumenten er gebruik van maken. Volgens de studie “Belgian Internet Mapping, February 2006 van het onderzoekagentschap InSites, gebruiken 2,5 miljoen surfers (54%) e-banking, terwijl 1.064.000 (23%) de bedoeling heeft om er binnenkort mee van start te gaan. Die cijfers worden bevestigd door Febelfin, die in mei 2006 drie miljoen gebruikers van internetbankieren telde.

 

Daartegenover staat dat het gebruik van elektronische facturatie bij wijze van spreken nog in de kinderschoenen staat. Nochtans biedt de elektronische factuur zowel de verzender als de ontvanger een reeks onmiskenbare voordelen. Door de elektronische factuur –naast andere financiële documenten- te integreren in een vaak gebruikt en gebruiksvriendelijk betalingskanaal dat algemeen vertrouwen geniet (volgens een studie van Vlerick Management School kiest 80% van de gebruikers internetbankieren als voorkeurskanaal voor het ontvangen van elektronische facturen), wordt ZOOMIT een doorslaggevende hefboom in de doorbraak van elektronische facturatie.

 

Het lange en dure traject van de papieren factuur

 

Het is een evidentie dat factuur en betaling bij elkaar horen. Nochtans zijn ze in de praktijk losgekoppeld van elkaar. Laten we het traject van de papieren factuur volgen in een B2B-omgeving. Vooraleer een factuur in de brievenbus van de ontvanger terechtkomt, heeft zij langs de kant van de verzender al een hele weg afgelegd: opmaken van een facturenbestand, afdrukken (al dan niet extern), in een enveloppe doen, van een postzegel voorzien en op de post doen.

 

Volgens een studie van Arthur D. Little kost een papieren factuur de leverancier gemiddelde 8 EUR, als volgt verdeeld: berekening (0,3 EUR), drukken & verzenden (1,2 EUR), ontvangen (0,5 EUR), archiveren (0,8 EUR), herinneringen opsturen (0,8 EUR), geschillen oplossen (2,4 EUR) en kasverliezen wegens niet-betaling (2 EUR).

 

Voor de ontvanger is de gemiddelde verwerkingskost van een papieren factuur nog hoger, namelijk 13,8 EUR, als volgt verdeeld: behandeling (0,9 EUR), boekhoudkundige verwerking (1,4 EUR), bekrachtiging (5,4 EUR), betaling (2,8 EUR), archivering (1,5 EUR), geschillen (1,8 EUR). De papieren factuur doorloopt bijgevolg een tijdrovend en duur proces dat gepaard gaat met heel wat menselijke handelingen, waaraan risico’s op fouten inherent verbonden zijn. Bovendien kosten de inspanningen voor het recupereren van niet-betaalde facturen soms meer dan de uiteindelijke opbrengst ervan.

 

De kost van krediet toestaan

 

Vandaag bedraagt de gemiddelde betalingstermijn in België 51 dagen, een stuk hoger dan in de meeste noordelijke Europese landen. In dat verband leunt België eerder aan bij de Zuid-Europese cultuur. Voor een onderneming is het toestaan van een leverancierskrediet uiteraard niet gratis. Hoe langer de klant wacht met betalen, hoe hoger de financiële last voor de leverancier. Volgens een onderzoek van professor Ludo Theunissen van het Instituut voor Kredietmanagement blijkt dat het verschil tussen de contractuele en de effectieve betalingstermijn in België tien tot twaalf dagen bedraagt. Bovendien bleef in 2005 2% van alle uitstaande facturen onbetaald.

 

In de studie van Theunissen wordt nagegaan welke elementen de verzender kan bespelen om de totale betalingstermijn in te korten en zijn kosten verbonden aan het leverancierskrediet te reduceren. Door het gecombineerde effect van een vermeerdering van het aantal domiciliëringen, een snellere betaling, minder dubieuze debiteuren, minder “herstellingen” en minder incasso-inspanningen, kan hij zijn NPV (Net Present Value of netto contante waarde) aanzienlijk (2,5 tot 5,5%) verbeteren. Het gebruik van de elektronische factuur is maar een van de middelen die zullen bijdragen tot die verbetering.

 

Elektronisch huwelijk tussen factuur en betaling

 

Door de factuur immaterieel (elektronisch) te maken en ze te verzenden en ontvangen via een e-bankingkanaal, wordt het hele betalingsproces een stuk korter, eenvoudiger, transparanter en goedkoper. Factuur en betaling worden immers rechtstreeks aan elkaar gekoppeld in een e-bankingplatform. De verzender stuurt zijn facturen of domiciliëringen op via Isabel, die ze op basis van de rekeningnummers automatisch verdeelt over de betrokken banken. Via een koppeling met het nieuwe documentenplatform ZOOMIT brengen de banken de factuurgegevens over naar hun elektronische bankapplicaties. Zo verschijnen ze uiteindelijk op het scherm van Isabel, home bank, home bank plus… van de ontvanger.

 

In tegenstelling tot het gebruik van de e-bankingproducten van Isabel, dat beperkt blijft tot grote ondernemingen en KMO’s, boort Isabel met ZOOMIT ook de consumentenmarkt aan. ZOOMIT wordt immers geïntegreerd in home banking van de meeste banken die actief zijn op de Belgische markt: AXA, Bank van Breda, CBC, Centea, Dexia, Fintro, Fortis, ING, KBC en Landbouwkrediet – Credit Agricole, samen goed voor ruim 90% van de markt. Een vijftigtal bedrijven uit alle sectoren, waaronder Partena, Interim Randstad, OCTA+, Dexia Auto Lease en Electrabel hebben inmiddels al hun steun verleend aan ZOOMIT.

 

De introductie van ZOOMIT in de markt zal in verschillende fasen verlopen. In het derde kwartaal van 2006 loopt een pilootproject met Dexia en KBC, in het vierde kwartaal van 2006 wordt ZOOMIT beperkt beschikbaar en in het eerste kwartaal van 2007 algemeen beschikbaar voor drie miljoen gebruikers van internetbankieren.

 

Voordelen voor de ontvanger

 

De redenen voor de verwachte doorbraak van de elektronische factuur via ZOOMIT zijn van velerlei aard. Vooreerst is er het gebruiksgemak. De consumenten zijn al vertrouwd met internetbankieren en krijgen ZOOMIT als extra applicatie binnen hun home banking. De drempel om een factuur te betalen wordt gevoelig verlaagd aangezien alle factuurgegevens (bedrag, naam, adres, rekeningnummer en gestructureerde mededeling) al zijn ingevuld. De consument betaalt met een eenvoudige muisklik en vult desgewenst enkel nog een datum in waarop hij de betaling wenst uit te voeren. Hij behoudt dus de volledige controle over zijn factuurbetalingen.

 

Anderzijds vermindert de kans dat een factuur vergeten wordt of verloren gaat aanzienlijk, waardoor de consument minder boetes en verwijlinteresten riskeert en minder snel op een zwarte lijst terechtkomt. Tot slot laat ZOOMIT hem ook toe om gedetailleerde informatie over zijn facturen te verkrijgen binnen dezelfde omgeving (bijvoorbeeld een detailoverzicht van alle opgeroepen nummers bij zijn telefoonfactuur).

 

Bedrijven die elektronische facturen ontvangen, kunnen die meteen integreren in hun boekhoudpakket, waardoor het verwerkingsproces een stuk vereenvoudigd en ingekort wordt.

 

Voordelen voor de verzender

 

Naast de voor de hand liggende kostenbesparing op het vlak van papier, inkt, enveloppen en verzending, begint de betalingstermijn vroeger te lopen aangezien de factuur in luttele seconden wordt aangeleverd. De kwaliteit van de betalingen en bijgevolg de reconciliatie verbeteren aanzienlijk omdat de klant de nodige betaalgegevens niet langer zelf dient in te vullen.

 

Door de betaling te vergemakkelijken, zal de klant zijn facturen waarschijnlijk ook sneller betalen. Veel facturen worden overigens niet of te laat betaald wegens vergetelheid of verlies. Een elektronische factuur gaat echter niet verloren en uit onderzoek blijkt dat surfers gemiddelde twee keer per week hun home banking raadplegen. We kunnen bijgevolg gerust aannemen dat het aantal laattijdige en niet-betaalde facturen, en dus ook de kosten die verbonden zijn aan het versturen van duplicaten en herinneringen, zullen verminderen.

 

Met ZOOMIT betreden we het tijdperk waarin bedrijven meer dan ooit een interactieve en elektronische relatie ontwikkelen met hun klanten. Aan de elektronische factuur kunnen immers ook andere zaken worden gekoppeld zoals cross selling en online contracting (bijvoorbeeld het aanbieden van bijkomende opties op een bestaand abonnement).

 

ZOOMIT en de uitdagingen van SEPA

 

Met SEPA worden de Belgische rekeningnummers vervangen door IBAN en BIC waardoor alle betaalformaten moeten worden aangepast. De langere rekeningnummers en het gebruik van de BIC-code kunnen echter verwarring zaaien bij de consumenten, zodat een risico ontstaat op meer laattijdige, foutieve en onvolledige betalingen. Dat kan op zijn beurt een negatieve impact hebben op de cashpositie van bedrijven en de relatie met hun klanten. Door gebruik te maken van de elektronische factuur worden de door SEPA opgeworpen hindernissen echter meteen voor een groot deel uit de weg geruimd.

 

SEPA introduceert ook nieuwe formaten en regels voor domiciliëringen. De huidige terugdraaitermijn van vier dagen wordt opgetrokken tot dertig dagen, waardoor consumenten een veel langere bedenktijd krijgen om een betaling via domiciliëring te herroepen. En aangezien de DOM-reglementering verandert, zullen de bestaande domiciliëringen eventueel moeten worden hernieuwd. In dat geval wordt gevreesd dat veel consumenten zich niet de moeite zullen getroosten om dit te doen. Uiteraard zal dat alles een negatieve impact hebben op de cashpositie van ondernemingen en de financiële onzekerheid doen toenemen.

 

Omdat het wegvallen van het gebruik van VCS-OGM binnen SEPA de kosten van de boekhoudkundige verwerking van facturen enorm de hoogte zou injagen, zullen de Belgische banken in hun invulling van de SEPA-layout de gestructureerde mededeling zo goed als zeker behouden.

 

Merken we nog op dat de huidige harmoniseringregels van SEPA tot nu toe ongeveer 50% van alle betalingsverkeer dekken (direct debit, credit tranfer en kaartbetalingen). Over alles wat te maken heeft met spontane betalingen (via overschrijving e.d.), de zogenaamde payment initiation, is nog geen regeling uitgewerkt. ZOOMIT ondersteunt echter nu al zowel direct debit, credit transfer als payment initiation.

 

Domiciliëringen: een bedreiging of een kans?

 

Op het eerste gezicht lijkt de nieuwe Europese DOM-standaard nadelig voor de Belgische markt wegens de hoger vermelde redenen. Op termijn kan dat nadeel echter omslaan in een voordeel. Sommige bankiers verwachten immers dat de markt steeds meer zal evolueren in de richting van betalingen via domiciliëring. Daar waar de consument vandaag een factuur krijgt toegestuurd met een betalingstermijn van dertig dagen, kan hij in de nieuwe DOM-regeling kiezen voor betaling via domiciliëring, waarbij hij een bedenktijd van dertig dagen krijgt om de betaling terug te draaien. Conceptueel is er geen verschil, de redenering wordt alleen omgedraaid. In ruil krijgt hij een optimale service want hij hoeft zelf helemaal niets meer te ondernemen om te betalen.

 

Door het aantal domiciliëringen op te voeren (een mogelijk gevolg van SEPA), de betalingstermijnen in te korten en de incassoproblemen te verminderen (een gevolg van het gebruik van de elektronische factuur via ZOOMIT), zullen ondernemingen hun financiële positie aanzienlijk kunnen verbeteren. SEPA stelt ons bijgevolg niet alleen voor een aantal uitdagingen, maar vormt ook een gelegenheid om onze betalingsprocessen en -gewoontes nog te verbeteren.

 

 

 

Engels vertaling intro

 

ZOOMIT: Integration of Financial Documents in E-banking

 

With the integration of Financial documents such as invoices, payslips, payment warrants, insurance documents… within the existing internet banking applications, ZOOMIT - a new functionality of Isabel, will reduce costs and shorten the payment delay for businesses and create more user friendliness for consumers. Furthermore, ZOOMIT supports the new SEPA standards completely, which will contribute to a smooth transition to the new SEPA standards.


Cluster ‘Event Security’: een totaaloplossing voor evenementen

Onderstaande tekst werd geschreven in opdracht van Publitec voor Quater, het magazine van Group 4 Securicor

 

Voortaan kunnen organisatoren van evenementen via één aanspreekpunt bij Group 4 Securicor terecht voor het coveren van alle taken die de activiteit in goede banen moet leiden: VIP-bewaking, bewakingsagenten, onthaalstewards en hostesses… 

 

De cluster ‘Event Security’ kadert in de nieuwe aanpak van Group 4 Securicor om cliënten over de verschillende businessunits en zelfs over de verschillende juridische entiteiten van de groep heen een totaaloplossing aan te bieden,” verklaart Robby Van Mele, B.U. Manager Public Guarding van Group4 Total Security. “Op die manier wordt de klant de gebundelde diensten van Group 4 Securicor Security Services, van het recent overgenomen bedrijf Diamond Security Company en van Event & Reception Services (ERS) aangeboden. Hij kan zich tot elk van deze businessunits richten en krijgt een totaaloplossing aangeboden via een ‘SPOC’ (Single Point of Contact). 

 

Een spectaculaire kick-off 

 

De massaconcerten van Robby Williams op 13 en 14 juni in een afgeladen Koning Boudewijn Stadium waren meteen de vuurdop van de gecoördineerde samenwerking tussen de verschillende businessunits.. Voor het welslagen van het evenement werden 130 bewakingsagenten van G4S Security Services en Diamond Security Company opgetrommeld, en liefst 300 steward van ERS voor het onthaal en de begeleiding van de concertgangers.

 

Robby Van Mele: “Als kick-off kon die opdracht tellen, maar uitdagingen zijn er om aan te gaan. De discipline, geestdrift en professionaliteit van onze agenten en stewards hebben de organisatoren duidelijk overtuigd dat de samenwerking tussen de diverse diensten een zeer goede zaak is voor de evolutie van de bewakingsdiensten binnen de evenementensector.”

12:17 Gepost door Jean Lievens in Algemeen | Permalink | Commentaren (0) | Tags: referenties bedrijfscommunicatie, 011 |  Facebook |

11-05-07

Veiligheid Gentse haven en industrie: Group 4 Securicor waakt

Onderstaande tekst werd geschreven in opdracht van Publitec voor het magazine Quater van Group 4 Securicor

 

Veiligheid Gentse haven en industrie:Group 4 Securicor waakt 

 

Veiligheid en bescherming van zowel goederen als personen wordt alsmaar belangrijker in de bedrijfswereld. Vooral in havens en havengebieden zijn sinds de terroristische aanslagen van 11 september 2001 de veiligheidsnormen alsmaar strenger geworden. Op beide werkingsterreinen speelt Group 4 Securicor een toonaangevende rol. Het veiligheidsbedrijf profileert zich daarbij steeds duidelijker als aanbieder van totaaloplossingen op het vlak van veiligheid, waarbij menselijke bewaking gecombineerd wordt met en ondersteund wordt door technologie.  

 

Nieuwe veiligheidvereisten in het havengebied

Sinds juni 2004 is in de havens de zogenaamde ‘ISPS-code’ (International Ship and Port Facility Security Code) van toepassing. Guido Fallentheyn, Vice President International Accounts bij Group 4 Securicor: “De ISPS-code heeft betrekking op de beveiliging van het raakvlak tussen schip en haven. Die strengere veiligheidsmaatregelen worden vanaf juni 2007 uitgebreid naar het hele havengebied ten gevolge van een Europese richtlijn, de ‘Port Security Directive’. Dat betekent concreet dat alle bedrijven die gelegen zijn in het havengebied bijkomende veiligheidsverplichtingen krijgen opgelegd, bijvoorbeeld op het vlak van perimeterbeveiliging en toegangcontrole. Ze moeten ook een veiligheidsanalyse laten uitvoeren en op basis daarvan een veiligheidsplan uitwerken. De havenautoriteiten doen hetzelfde voor het hele havengebied. De stad of het gewest zal de nodige veiligheidsmaatregelen nemen voor het kanaal, de sluizen en andere infrastructuur, maar een deel van de verplichtingen zal worden doorgeschoven naar de terminals die in privé-handen zijn. 

Group 4 Securicor kan de betrokken bedrijven op drie niveaus van dienst zijn, beginnend met de opleiding. Guido Fallentheyn: “De richtlijn bepaalt dat elke terminal over een veiligheidsverantwoordelijke moet beschikken die aan bepaalde vereisten moet voldoen. De toekomstige Port Security Managers kunnen in het opleidingscentrum van Group 4 Securicor de nodige opleiding volgen. Voor de risicoanalyse en het uitwerken van een veiligheidsplan kunnen we een adviesrol vervullen. We hebben op dat vlak al heel wat ervaring opgedaan en hebben uitstekende contacten met de verschillende haven- en veiligheidsdiensten. Tot slot kunnen we, gezien het hele havengebied moet worden beveiligd, bedrijven ‘shared services’ aanbieden. Ik denk daarbij aan bewakingspatrouilles, het gebruik van een gemeenschappelijke meldkamer voor interventie na alarm, maar ook bepaalde technische installaties”.  

Steven Verrept, (zie kader): “Door het vage karakter van de ISPS-code weten veel bedrijven en zelfs het havenbestuur er vaak niet goed raad mee. Group 4 Securicor biedt hen op dat vlak een leidraad aan. We kunnen immers putten uit de ervaring van onze collega’s in andere landen en spelen in België dan ook een voortrekkersrol. Bedrijven kunnen bij ons terecht voor een neutrale audit.”  

 

Ook KMO’s hechten steeds meer belang aan veiligheid

Naast de kanaalzone levert Group 4 Securicor ook diensten aan bedrijven in andere industriegebieden, zoals aan de Kennedylaan, de R4 en in Zwijnaarde. Jean-Claude Ducathé, (55 jaar), Technology Security Consultant bij Group 4 Securicor, werkt al sinds 1978 bij het beveiligingsbedrijf en heeft de evolutie in de laatste decennia op de voet gevolgd. “Onze bijna 30 jaar ervaring hebben we geleidelijk opgebouwd, beginnend met bescheiden beveiligingssystemen voor winkels en privé-woningen, vervolgens KMO’s en ten slotte de grotere bedrijven. Er is een stijgende vraag naar turnkey projecten, totaaloplossingen die menselijke bewaking combineren met technologische middelen. Op dat vlak speelt Group 4 Securicor ongetwijfeld een pioniersrol. Dergelijke oplossingen bieden we al tien jaar aan. Ons grote voordeel is dat wij naast de nodige technologie ook over een eigen meldkamer beschikken, Securilink, die het nodige doet voor interventie na alarm.” 

 

Criminaliteit verschuift

Hoe noodzakelijk zijn al die veiligheidsmaatregelen? Worden bedrijven dan overspoeld door een criminaliteitsgolf? Jean-Claude Ducathé: “De criminaliteit verschuift. Vroeger waren vooral banken het doelwit. Die hebben zeer strenge veiligheidsmaatregelen genomen, waardoor het actieterrein van de criminelen verschoof naar de industrie. Grote bedrijven hebben meestal de nodige investeringen in veiligheid gedaan, zodat KMO’s, winkels en particulieren in de vuurlinie terechtkwamen. Maar kleinere KMO’s hebben soms niet de nodige financiële middelen om zich voldoende te beveiligen. Bovendien zien ze alleen het kostenaspect. In dat verband is het toe te juichen dat de overheid vandaag premies voorziet voor investeringen in veiligheid. Tot slot zien we ook pieken rond bepaalde tijdstippen zoals de vakantie- en eindejaarsperiode, maar dat geldt vooral voor privé-woningen. Bij bedrijven is de diefstal van metalen zoals koper en zink een nieuw fenomeen. Daar dringen zich bijkomende maatregelen op voor de bescherming van de perimeter…”  

 

Een geleidelijke ontwikkeling

Vandaag hechten bedrijven duidelijk meer belang aan veiligheid dan vroeger. Jean-Claude Ducathé: “Oost- en West-Vlaanderen tellen heel wat familiebedrijven. De eerste generatie bedrijfsleiders woonde in of naast hun bedrijf en hadden geen boodschap aan externe veiligheidsfirma’s. Dat is echter niet langer het geval voor de tweede generatie. Het familiale karakter verdwijnt meer op de achtergrond en er komt een veiligheidsverantwoordelijke die de zaken anders aanpakt. Oorspronkelijk was die persoon ons contact in het bedrijf, tegenwoordig is dat het hogere management. Door de jaren heen heb ik de volgende evolutie vastgesteld. Eerst werd op ons een beroep gedaan voor nachtelijke patrouilles, daarna voor branddetectie en vervolgens voor inbraakdetectie. Bedrijven worden door hun verzekeringsmaatschappijen immers meer en meer verplicht om de nodige veiligheidsmaatregelen te nemen.

 

De volgende stap was toegangscontrole. Ook op dat vlak hebben we een pioniersrol gespeeld omdat we het volledige pakket kunnen aanbieden: mechanische beveiliging, poorten, slagbomen, draaimolens…”De voorlopig laatste stap in de ontwikkeling is de risicoanalyse: een veiligheidsexpert van Group 4 Securicor analyseert de veiligheidsbehoeften van de klant en filtert daaruit wat de klant nodig heeft. Een oplossing op maat dus. Jean-Claude Ducathé : “Dat betekent niet dat de klant meteen zijn portefeuille opengooit… In Oost- en West-Vlaanderen regeert het gezonde boerenverstand en wordt elke frank eerst in twee gebeten alvorens ze wordt uitgegeven. Vaak worden bepaalde veiligheidselementen pas later ingevoerd. Wij beogen trouwens geen gewin op korte termijn, maar streven altijd naar een relatie op langere termijn. Onze analyse is overigens volledig vrijblijvend. De klant bepaalt zelf bij wie hij gaat aankloppen voor de beste prijs/kwaliteitsverhouding. Uiteindelijk komt het erop neer dat we samen de algemene veiligheid in en rond de bedrijven verhogen.”