18-09-07

De aanpak van Faceo: drie cases

Dit artikel schreef ik in opdracht van Publitec voor Faceo (september 2005)

De aanpak van Faceo: drie cases

Minder kopzorgen en (kosten)efficiëntere facilitaire diensten. Dat zijn de twee hoofdredenen om het facilitaire gebeuren toe te vertrouwen aan een professionele facility manager. Om de aanpak van Faceo en de werking van haar teams te illustreren, nemen we u even mee naar drie belangrijke cliënten: Telenet, BASE en Alcatel.

Telenet: soepel inspelen op snelle groei

In november 2004 ging Faceo aan de slag bij Telenet, een snel groeiend Telecombedrijf met hoofdzetel in Mechelen, een bijzetel in Diegem en een aantal kleinere technische standplaatsen verspreid over heel Vlaanderen. In totaal werken er ongeveer 1.750 medewerkers, consultanten inbegrepen. Tot vorig jaar werkte Telenet met diverse onderaannemers. Vandaag staan Roger Lambrecht (site manager) en Mariella Neirinckx (manager soft services) van Faceo in voor het beheer van het volledige facilitaire gebeuren. Tot hun team behoren twee halftime medewerkers die instaan voor de postkamer, een magazijnier en drie klusjesmannen.
Voor de receptiediensten, beveiliging, catering, cleaning, vending, kopieerdiensten, groenonderhoud, toegangscontrole, koffiediensten… werkt Faceo met onderaannemers. Faceo ontfermt zich verder over het onderhoud en kleine herstellingen van de gebouwen, inclusief een 150-tal technische knooppunten (kop-, antenne-, switchstations) verspreid over Vlaanderen.

Roger Lambrecht: “Door de razendsnelle groei van Telenet waren veel facilitaire diensten uit hun voegen getreden en wat aan de controle ontsnapt. Na een grondige doorlichting heeft Faceo ze gestructureerd zodat alles efficiënter en goedkoper kan verlopen. Voor de cleaning maken we bijvoorbeeld gebruik van een QAP (Quality Assurance Plan), een kwaliteitsplan waarbij we aan de hand van een uitgebreide vragenlijst regelmatig checken of de afgesproken kwaliteitsdoelstellingen worden behaald. Via het e-center kunnen de werknemers van Telenet problemen op het vlak van facilities melden en opvolgen. Daarnaast hebben we Geomap geïntroduceerd, een grafische interface om ondermeer na te gaan wie waar zit.”
 
Naast de hoger vermelde diensten, heeft Faceo onlangs de cafetaria volledig vernieuwd en het aanbod fel uitgebreid. Een belangrijke uitdaging bij Telenet is de space planning. Roger Lambrecht “Telenet is een dynamisch bedrijf met een acuut plaatsgebrek waardoor we vaak medewerkers moeten verplaatsen. In afwachting van een nieuw gebouw dat gepland is tegen eind volgend jaar, vangen bureelcontainers de hoogste nood op, en meer zijn gepland. Dat betekent dat we tot eind volgend jaar vrijwel permanent medewerkers moeten verhuizen.”

Na een overgangsperiode die wat langer uitliep dan oorspronkelijk voorzien, verloopt vandaag alles gesmeerd. Roger Lambrecht: “Het duurt minstens zes maanden vooraleer we volledig zijn ingewerkt. We moeten immers van de ene dag op de andere het dagelijkse beheer volledig overnemen, tegelijk een aantal zaken verbeteren, nieuwe systemen implementeren en alle contracten heronderhandelen. Daar kruipt zeer veel tijd in.”

BASE: starten tijdens herstructurering

Bij de mobiele operator BASE werkt Faceo met een eigen team dat bestaat uit een sitemanager, een assistent, een klusjesman en twee postkamerwerkers. BASE stelt een 600-tal mensen tewerk (plus ca 150 consultants), waarvan 500 in het hoofdkantoor te Brussel. De rest is verspreid over winkels in de grotere steden.
Kostenbesparing was de belangrijkste reden om het facilitaire gebeuren (bureelaankopen, verhuis, afvalbeheer, cleaning, catering, security…) uit te besteden, op de receptiediensten na. Faceo heeft zich er contractueel eveneens toe verbonden om een duidelijk en meetbaar besparingsplan door te voeren.

Rudy Logist, operation manager Faceo: “Faceo voorziet altijd een implementatieperiode waarin de referentiekost wordt bepaald. Bij BASE was dat zes maanden. Tijdens die periode berekenen we aan de hand van de facturen van de laatste twaalf maanden de exacte kost per facilitaire dienst. Geen eenvoudige opdracht, aangezien BASE tijdens die periode verhuisde naar nieuwe gebouwen. Zo hebben we voor de schoonmaak de referentiekost moeten bepalen op basis van het aantal vierkante meter.”

Een kostenbesparing van 5% is niet evident aangezien personeelskosten zwaar doorwegen, vooral bij schoonmaak en security. Rudy Logist: “Faceo werkt voor verschillende grote bedrijven en kan via gebundelde offertes scherpere prijzen bedingen dan een individueel bedrijf. Zo zijn de prijzen in de cafetaria nauwelijks gestegen, ook al is de sociale bijdrage van BASE weggevallen. Door onze professionele aanpak en met behulp van onze overkoepelende IT-diensten kunnen we ook efficiënter werken. Wij doen nu hetzelfde werk als vroeger, maar met minder mensen. Onze medewerkers krijgen ook de nodige opleidingen, wat zelden voorkomt in een onderneming die de facilitaire diensten in eigen beheer heeft.”

Alcatel, de geboorteplaats van Faceo

Faceo is gegroeid uit de verzelfstandiging van een aantal facilitaire diensten bij het communicatiebedrijf Alcatel, nu zeven jaar geleden. Alcatel is werkzaam op drie verschillende sites. In het hoofdgebouw in Antwerpen werken een 1.700-tal mensen (2.400 subcontractors inbegrepen), in de productievestiging te Geel 650 en op de site in Namen 330. Daarnaast is er nog een zelfstandige dochter in Hoboken, Alcatel Bell Space, waar ongeveer 80 mensen zijn tewerkgesteld.
De facilitaire diensten worden beheerd door Dirk Van Rosendaal (manager technical services), Nick Haemhouts (manager soft services) en Peter Van  Beecke (sitemanager voor Geel). In totaal werken bij Alcatel twaalf bedienden en veertig arbeiders van Faceo.

Nick Haemhouts: “In januari 1998 heeft Alcatel de onderhouds- en cateringdienst ondergebracht in een zelfstandige entiteit om op termijn goedkoper en flexibeler te werken. Van daaruit is Faceo ontstaan, die instaat voor de volledige facilitaire dienstverlening (op afvalverwerking na) van de vier vestigingen. Van de oorspronkelijke Alcatel-medewerkers die overgenomen zijn door Faceo zijn er al heel wat met pensioen, of overgenomen door onderaannemers, zoals het cateringbedrijf Eurest.”

Faceo verzekert een continue klusjesdienst in Antwerpen (7/7, 24/24) en in Geel (behalve in het weekend), en tijdens de werkuren in Namen. Elke klusjesman is ‘allround’, maar heeft ook een eigen specialiteit: datafonie, HVAC (High Ventilation & Air Conditioning), sleutelmaker, magazijnier…
 
Qua budget is catering de grootste slokop, gevolgd door technisch onderhoud en schoonmaak. Om de kosten te drukken, werden in de afgelopen periode een aantal initiatieven genomen. Nick Haemhouts: “Vorig jaar hebben we de contracten voor schoonmaak en catering heronderhandeld om een firma te vinden die aan alle vestigingen kan leveren en om zo de prijs wat te drukken. Sedert begin dit jaar werken we niet langer met een ‘open boekhouding’, maar binnen vastomlijnde budgetten. Dat vergt een grote aanpassing van medewerkers die het oude systeem gewoon zijn. De druk van zowel de soft services als het technisch onderhoud ligt nu volledig bij Faceo.”

Op het vlak van space planning is vooral de snel uitbreidende vestiging in Namen een belangrijk aandachtspunt, maar de grootste uitdaging is de deelname aan de nakende verhuis van de Antwerpse hoofdzetel.